Muchos PSP reconocen que necesitan mejores herramientas. Pero la implantación suele ser donde empiezan las dificultades. Los estudios indican que cerca del 60 % de las implantaciones de software fracasan, y no por la tecnología, sino por la adopción.
El episodio 5 de Unjammed: The Software Strategy Series for Print Leaders exploró por qué ocurre esto y cómo conseguir que el cambio se consolide.
Por qué cuesta tanto implantar
Dasha, que ha acompañado decenas de implantaciones en PSP, compartió tres motivos habituales de fracaso:
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No hay un responsable interno claro. Sin alguien que lidere el proyecto, la responsabilidad se diluye.
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Saltarse la preparación de los datos. Unos datos desordenados ralentizan todo y minan la confianza en el nuevo sistema.
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Expectativas poco realistas. Los responsables esperan resultados inmediatos, pero todos los equipos atraviesan una caída temporal de productividad antes de que las cosas mejoren.
No son señales de mala gestión: son los obstáculos naturales de cualquier proceso de cambio.
La caída de productividad
Toda implantación tiene una caída. Los nuevos sistemas frenan el ritmo antes de acelerarlo. El equipo está aprendiendo, los procesos cambian y la memoria muscular aún no se ha asentado.
La caída es normal. La clave está en preparar al equipo para afrontarla y tener la paciencia de aguantar el envite.
Los tres pilares de una adopción exitosa
Dasha resumió tres factores de éxito contrastados:
1. Implantación por fases
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Empieza poco a poco: una sede, un equipo o una línea de producto.
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Prueba flujos de trabajo reales antes de escalar.
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Gana confianza de forma progresiva.
2. Formación de los operarios
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Ve más allá del «dónde hacer clic» y explica por qué importa.
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Utiliza casos reales, guías rápidas y sesiones entre compañeros.
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La formación reduce el miedo y refuerza la confianza.
3. Un líder interno del proyecto
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Una persona que asuma el proceso, recoja el feedback y mantenga el impulso.
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A ser posible, alguien respetado y con ganas de aprender.
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Estos referentes convierten la adopción en cultura, no en mero cumplimiento.
Cómo se ve el éxito
Un PSP se precipitó al incorporar a un cliente nuevo sin una implantación por fases. Varios departamentos tiraban en direcciones distintas y se centraron en parches rápidos en lugar de en un diseño a largo plazo.
El software no era el problema, lo era la implantación. Al final, el PSP tuvo que pedir ajustes a medida en el código, ralentizando aún más todo el proceso.
La lección: la prisa sin estructura genera más dolor a la larga.
Estas son algunas señales de que ya has superado la caída:
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El uso crece de forma sostenida.
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Cada vez hay menos soluciones manuales improvisadas.
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El equipo pregunta «¿también puede hacer X?» en lugar de «¿cómo se usa esto?».
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Los referentes internos comparten novedades y mejoras.
Cuando aparecen estas señales, el sistema deja de ser «el software nuevo» y pasa a ser, sencillamente, la forma en que funciona el negocio.
Conclusión: la adopción es un proceso, no un proyecto
El episodio 5 nos dejó un último recordatorio: la implantación no es un acontecimiento puntual, es un proceso.
Los PSP con más éxito tratan la adopción como una gestión del cambio continua. Planifican la caída, apoyan a su equipo y no pierden de vista el objetivo a largo plazo.
Como dijo Dasha:
«La adopción no es una lista de tareas, es un cambio de mentalidad».
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