Martin lleva casi 9 años trabajando como estimador en ESP Colour. Como único responsable de los presupuestos tanto de la producción digital como de la litográfica, había ido afinando con el tiempo flujos de trabajo eficientes con su sistema MIS.
Pero eficiente no significaba rápido. Los presupuestos complejos podían llevarle 30 minutos o más. Y había otro problema: la falta de coherencia en los precios.
«Alguien podía pedirme un precio y yo decía que eran 500 libras. Esa misma persona se lo preguntaba a otro compañero y le decía que eran 400 o 600 libras», explica Martin. «Había una gran diferencia en los precios de cada uno, según cómo viera cada cual el encargo».
ESP Colour fue el primer cliente de GelatoConnect en pilotar AI Estimator en 2025. Esta semana, Martin se ha convertido en el primer estimador en procesar 1.000 estimaciones con la herramienta.
El proceso de presupuestos antes de AI Estimator
El flujo de trabajo anterior de Martin dependía en gran medida de la introducción manual de datos a través de menús desplegables en su sistema MIS. Aunque a lo largo de los años habían automatizado parte del proceso, cada presupuesto seguía exigiendo una atención meticulosa al detalle.
«Llevamos muchísimos años usando [nuestro sistema antiguo]. Le hemos metido un montón de información en la cabeza y, cuando le dices que quieres tal producto, a veces se va por un camino que no quieres», cuenta Martin. «Yo sé por experiencia que no lo produciríamos así, así que tengo que cambiar algo».
En los encargos complejos, con varias especificaciones, esto se traducía en construir el presupuesto pieza a pieza, dedicando a menudo 30 minutos o más a una sola estimación.
Aprender a confiar en los presupuestos con IA
La primera reacción de Martin ante AI Estimator fue de optimismo prudente. Veía el potencial, pero necesitaba ganar confianza en el sistema.
«Al principio lo revisaba todo por partida doble. Hasta que no lo conoces no acabas de fiarte, así que al principio tardaba un poco más», recuerda. «Ahora, en cambio, le tengo muchísima más confianza, así que prácticamente meto el presupuesto, lo guardo, lo envío y sé que va a estar bien».
La curva de aprendizaje duró unas semanas, pero la mejora fue continua. «Cuando empezamos a usarlo, me impresionó mucho la rapidez con la que el equipo de Gelato lo desarrolló. Cuando empezamos a añadir reglas y a personalizarlo más para nosotros, fue mejorando muchísimo y volviéndose mucho más rápido».
El flujo de trabajo a día de hoy
El proceso de presupuestos de Martin se ha transformado. Recibe las solicitudes por correo, copia las especificaciones y las pega directamente en AI Estimator.
«La mayor parte del tiempo, cuando hago las estimaciones, literalmente copio y pego la especificación en el cuadro de la IA para que genere el precio y, en ese momento, lo guardo, miro el PDF y lo adjunto al correo», explica.
El ahorro de tiempo es considerable. «Diría sin duda que se puede hacer en 60 segundos, desde que lo metes ahí hasta que pulsas enviar al cliente».
Para los presupuestos sencillos, Martin ya ni siquiera revisa el resultado. «Si es un producto muy directo, ni miro lo que ha hecho. Confío plenamente. Lo hago y lo envío».
Más allá de la velocidad: coherencia y precios estratégicos
La mejora en velocidad liberó tiempo para tareas con más valor. «Ahora veo que tengo más tiempo para escribir a los clientes y preguntarles qué les ha parecido nuestro precio, y trabajar más cerca de ellos para ganar el encargo», señala Martin. «En ese sentido [con la tasa de conversión] está ayudando claramente».
Pero quizá más valioso que la velocidad es la coherencia. AI Estimator eliminó la variación de precios que existía cuando varias personas presupuestaban el mismo encargo.
«Con este sistema, que genera un único precio, cualquiera puede usarlo y todo el mundo llega siempre al mismo precio», explica Martin. «Si quieres hacer cambios, solo tienes que añadir ese 5 % o 10 % extra, o quitarlo, y luego ir mirando cuántos encargos estás ganando y volver a ajustarlo en consecuencia».
ESP Colour también utiliza reglas de precios personalizadas para ajustar los márgenes con clientes concretos, garantizando precios competitivos donde hace falta y manteniendo la rentabilidad en todos los frentes.
Confianza tras 1.000 estimaciones
Tras procesar 1.000 estimaciones con AI Estimator, le preguntamos a Martin cuánta confianza le merecen los presupuestos que produce.
«Mucha», responde sin titubear. «Muchísima… hasta el punto de que, a veces, si es un producto muy directo, ni siquiera reviso lo que ha hecho. Confío plenamente».
¿Y qué consejo le daría a otros estimadores que estén planteándose dar el salto a los presupuestos con IA? «Si alguien me pidiera mi opinión sincera y me dijera que está pensando en hacerlo, le diría que sí, que adelante».
Lo que viene para ESP Colour
Hoy por hoy, ESP Colour usa AI Estimator principalmente para su producción digital. El siguiente objetivo de Martin es extenderlo también al trabajo litográfico.
«La idea, cuando lleguemos a poder hacerlo todo, porque ahora mismo nos hemos centrado en lo digital y en asegurarnos de tenerlo bien afinado… cuando lleguemos al punto de poder meter también todo lo de litografía ahí, entonces sí que va a ser todo mucho más fácil».
Tras nueve años con procesos manuales de presupuestos, el veredicto de Martin sobre AI Estimator es claro: «Es una herramienta muy buena y, sobre todo, cuanto más tiempo dedicamos a personalizarla para nosotros, más fácil hace las cosas. Sin duda me hace la vida más fácil, y eso solo puede ser bueno».
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