Martin ist seit fast 9 Jahren als Estimator bei ESP Colour tätig. Als alleiniger Kalkulator für Angebote im Digital- und Offsetdruck hatte er im Laufe der Zeit effiziente Workflows rund um das MIS-System entwickelt.
Doch effizient hieß nicht gleich schnell. Komplexe Angebote konnten 30 Minuten oder länger in Anspruch nehmen. Und es gab noch ein weiteres Problem: uneinheitliche Preise.
„Jemand fragt mich nach einem Preis und ich sage, das kostet 500 Pfund. Dieselbe Person fragt vielleicht einen Kollegen von uns und bekommt 400 oder 600 Pfund genannt“, erklärt Martin. „Je nachdem, wie man den Auftrag betrachtete, gab es enorme Unterschiede in der Preisgestaltung.“
ESP Colour war 2025 der erste Kunde von GelatoConnect, der den AI Estimator im Pilotbetrieb eingesetzt hat. Diese Woche ist Martin der erste Estimator, der mit dem Tool 1.000 Angebote erstellt hat.
Der Angebotsprozess vor dem AI Estimator
Martins bisheriger Workflow stützte sich stark auf manuelle Eingaben über Dropdown-Felder im MIS-System. Zwar waren über die Jahre Teile des Prozesses automatisiert worden, doch jedes Angebot erforderte nach wie vor sorgfältige Detailarbeit.
„Wir nutzen [unser altes System] schon seit vielen Jahren. Wir haben ihm eine Menge beigebracht, aber wenn man sagt: ‚Ich möchte dieses Produkt‘, dann schlägt es manchmal einen Weg ein, den man gar nicht will“, sagt Martin. „Ich weiß aus Erfahrung, dass wir das so nicht produzieren würden – also muss ich manuell etwas ändern.“
Bei komplexen Aufträgen mit mehreren Spezifikationen bedeutete das, Angebote Schritt für Schritt aufzubauen – oft mit 30 Minuten oder mehr Aufwand pro Kalkulation.
Vertrauen in KI-gestützte Kalkulation aufbauen
Martins erste Reaktion auf den AI Estimator war verhalten optimistisch. Er erkannte das Potenzial, musste aber erst Vertrauen in das System aufbauen.
„Am Anfang habe ich alles doppelt geprüft. Dieses Vertrauen ist zu Beginn einfach noch nicht da, also hat es etwas länger gedauert“, erinnert er sich. „Inzwischen habe ich aber ein enormes Vertrauen in das Tool. Ich kann die Anfrage einfach reinwerfen, speichern, versenden – und weiß: Das passt.“
Die Einarbeitung dauerte einige Wochen, doch die Verbesserung war kontinuierlich. „Als wir angefangen haben, hat mich beeindruckt, wie schnell das Gelato-Team das Tool tatsächlich weiterentwickelt hat. Sobald wir eigene Regeln hinzugefügt und es stärker an uns angepasst haben, wurde es deutlich besser und schneller.“
Der Workflow heute
Martins Angebotsprozess hat sich grundlegend verändert. Er erhält Anfragen per E-Mail, kopiert die Spezifikationen und fügt sie direkt in den AI Estimator ein.
„Meistens kopiere ich die Spezifikation einfach in das KI-Feld, lasse den Preis generieren, speichere das Angebot, öffne das PDF und hänge es dann an die E-Mail an“, erklärt er.
Die Zeitersparnis ist beachtlich. „Vom Einfügen der Spec bis zum Versand an den Kunden dauert es definitiv weniger als 60 Sekunden.“
Bei einfachen Angeboten schaut Martin das Ergebnis nicht einmal mehr gegen. „Wenn es ein ganz einfaches Produkt ist, prüfe ich nicht einmal, was dabei herauskommt. Ich vertraue dem Tool komplett. Ich erstelle das Angebot und schicke es raus.“
Mehr als Tempo: Konsistenz und strategische Preisgestaltung
Die gewonnene Zeit fließt in wertschöpfendere Aufgaben. „Ich habe jetzt tatsächlich mehr Zeit, Kunden anzuschreiben und zu fragen, wie ihnen unser Preis gefallen hat, und enger mit ihnen zusammenzuarbeiten, um den Auftrag zu gewinnen“, so Martin. „Das hilft uns definitiv [bei den Abschlussquoten].“
Noch wertvoller als die Geschwindigkeit ist vielleicht die Konsistenz. Der AI Estimator hat die Preisschwankungen beseitigt, die entstanden, wenn mehrere Personen denselben Auftrag kalkulierten.
„Mit diesem System, das immer einen einzigen Preis generiert, kann jeder damit arbeiten – und alle kommen jedes Mal auf denselben Preis“, erklärt Martin. „Wenn man Anpassungen vornehmen möchte, kann man einfach 5 % oder 10 % aufschlagen oder abziehen, die Abschlussquote beobachten und entsprechend nachjustieren.“
ESP Colour nutzt zudem individuelle Preisregeln, um Margen für bestimmte Kunden anzupassen – für wettbewerbsfähige Preise dort, wo nötig, und gleichzeitig stabile Profitabilität über das gesamte Portfolio hinweg.
Das Vertrauen nach 1.000 Angeboten
Nach 1.000 Angeboten mit dem AI Estimator haben wir Martin gefragt, wie hoch sein Vertrauen in die erzeugten Kalkulationen ist.
„Sehr“, antwortet er ohne zu zögern. „Sehr hoch … so sehr, dass ich bei einem sehr einfachen Produkt manchmal nicht einmal mehr überprüfe, was dabei herausgekommen ist. Ich vertraue dem Tool zu 100 %.“
Sein Rat an andere Estimator, die über KI-gestützte Kalkulation nachdenken? „Wenn mich jemand nach meiner ehrlichen Meinung fragt und sagt, er überlege, so etwas einzuführen, würde ich sagen: Ja, machen Sie es.“
Wie es bei ESP Colour weitergeht
Derzeit setzt ESP Colour den AI Estimator vor allem in der Digitalproduktion ein. Martins nächstes Ziel ist es, das Tool auch auf den Offsetdruck auszuweiten.
„Die Idee ist, das irgendwann vollständig abzubilden – wir haben uns aktuell bewusst auf den Digitaldruck konzentriert und wollten dort erst einmal alles sauber einstellen. Sobald wir den Punkt erreichen, an dem wir auch den gesamten Offsetbereich einpflegen können, wird vieles deutlich einfacher.“
Nach neun Jahren manueller Angebotsprozesse ist Martins Urteil zum AI Estimator eindeutig: „Das Tool ist wirklich klasse – und je mehr Zeit wir investieren, um es auf uns zuzuschneiden, desto einfacher wird alles. Es macht mir das Leben definitiv leichter, und das kann ja nur gut sein.“
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