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Para DC Print, una imprenta familiar de Dublín, hacer el inventario no era solo una tarea tediosa: consumía un día entero cada semana. Hojas de Excel para controlar las existencias. Llamadas telefónicas para perseguir precios de proveedores. Recuentos manuales para saber qué había en stock.
Entonces implementaron GelatoConnect Procurement.
En cuestión de semanas, este negocio con 25 años de trayectoria transformó por completo su operativa de compras. El inventario manual desapareció. Los costes de materiales se redujeron hasta un 70 %. Y, lo más importante, todo el equipo —desde la dirección hasta el personal de planta— ganó visibilidad en tiempo real sobre el stock.
Te contamos cómo lo hicieron y qué pueden aprender otras imprentas de su experiencia.
El reto: los procesos manuales generan cuellos de botella
DC Print trabaja con varias categorías de producto: impresión digital, rotulación, productos promocionales y textil. Gestionar el inventario en una gama tan amplia generaba puntos de fricción importantes.
Stephen, de DC Print, describe así la situación anterior: «Era todo muy manual, muy laborioso. Teníamos hojas de Excel, listas de precios e inventarios manuales. Hacer un inventario completo podía llevarte un día entero».
La falta de visibilidad generaba tensión más allá del tiempo perdido. «Nos pasó muchísimas veces: entrábamos diciendo “el cliente ha pedido 5.000 flyers” y entonces nos dábamos cuenta de que nos faltaban 500 hojas. Estás dejando tirado al cliente».
El conocimiento sobre compras estaba en manos de solo una o dos personas. Perseguir a los proveedores para conseguir precios consumía horas. El equipo necesitaba una forma mejor de trabajar.
La solución: automatización con enfoque mobile-first
DC Print eligió GelatoConnect Procurement tras hablar con otras imprentas de la red de Gelato. La decisión se basó en tres factores: accesibilidad desde el móvil, control automatizado del inventario y gestión centralizada de proveedores.
La implementación apenas tardó unas semanas, una fracción del tiempo que requieren los sistemas tradicionales. Stephen lo atribuye a un enfoque de formación por fases: «Formamos a la gente sobre la marcha, paso a paso. Todo el mundo se implicó desde el principio, y eso es clave para cualquiera que empiece con GelatoConnect: conseguir que la plantilla se implique».
La app móvil fue el punto de inflexión. Cada miembro del equipo recibió formación y acceso al escáner desde el móvil. Ahora, cuando el personal detecta que un material se está agotando, escanea el código de barras, ve el nivel exacto de stock y hace el pedido directamente, sin necesidad de preguntar a la dirección ni consultar hojas de cálculo.
Los resultados: menos tiempo, menos costes y menos estrés
Un día a la semana recuperado
¿El impacto más inmediato? «Hemos liberado a una persona de un día entero de inventario, que es algo increíble», dice Stephen. En lugar de sesiones específicas dedicadas al inventario, el equipo lo mantiene actualizado mediante el escaneo continuo durante la producción.
Ampliación de la red de proveedores
Como imprenta irlandesa, DC Print dependía antes de un grupo limitado de proveedores locales. GelatoConnect les abrió el acceso a proveedores europeos competitivos. «Antes nunca se nos habría ocurrido contactar con proveedores en Europa», cuenta Stephen. «Nos ha abierto un mercado completamente nuevo».
Hasta un 70 % de ahorro en materiales
El acceso a proveedores europeos a través de la red de GelatoConnect ha generado oportunidades de reducción de costes muy significativas:
- Bastidores para lienzos: hasta un 70 % más baratos
- Bolsas tote: un 30 % más baratas
- Papel fotográfico: un 30 % más barato
Para un negocio que consume volúmenes importantes de material, estos ahorros se acumulan rápidamente. «Hasta el ahorro más pequeño suma», señala Stephen.
Visibilidad en tiempo real, menos estrés
Las alertas automáticas avisan al equipo cuando el inventario baja del umbral mínimo. Este enfoque proactivo elimina la angustia de descubrir que falta material en plena producción.
«Hay menos estrés porque todo está en stock», explica Stephen. «Te ahorras toda esa decepción del cliente».
El enfoque de implementación: por fases y colaborativo
El despliegue exitoso de DC Print deja varias lecciones para otras imprentas que estén valorando automatizar sus compras:
Semana 1: preparación de datos y carga de CSV
El equipo de onboarding trabajó con los proveedores existentes para recopilar los datos de precios en formato hoja de cálculo. La herramienta de carga de CSV de GelatoConnect facilitó mucho la importación.
Semanas 2-3: formación gradual del equipo
En lugar de saturar al personal con todas las funcionalidades a la vez, DC Print formó al equipo de manera progresiva, según se iban activando nuevas capacidades. Esto generó confianza y aseguró la adopción.
Continuo: optimización constante
El equipo sigue añadiendo proveedores y ajustando los niveles mínimos de stock en función de los patrones de producción. El sistema crece al ritmo de sus necesidades.
Lo que viene: Workflow y Logistics
Con un retorno claro en compras, DC Print está implementando ahora GelatoConnect Workflow para producción digital y expandiéndose hacia el textil. «Vemos oportunidades enormes», dice Stephen. «Va a ser muy emocionante para nosotros».
Anticipan ahorros aún mayores a medida que conecten los datos de compras con los flujos de producción y la logística automatizada.
Cuando se le pregunta qué les diría a otras imprentas que estén planteándose GelatoConnect Procurement, la respuesta de Stephen es inmediata: «Al 100 %. Subíos al barco. Vais a ver ahorros enormes en costes y enormes en tiempo».
¿Su consejo? Centrarse en la adopción del equipo desde el primer día. «Conseguid que la plantilla se implique, porque ahí es donde vais a ver los beneficios».
Conclusión: compras modernas para imprentas modernas
La experiencia de DC Print demuestra cómo la automatización de compras con enfoque mobile-first transforma la operativa diaria. Al sustituir los procesos manuales por visibilidad en tiempo real y flujos automatizados, han liberado tiempo, reducido costes y se han posicionado para seguir creciendo.
La forma antigua —hojas de cálculo, llamadas, recuentos manuales— sigue funcionando. Pero, como descubrió Stephen, la nueva forma funciona mejor.
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