Qualifizierte Druckkalkulatoren zu finden, wird von Jahr zu Jahr schwieriger. Und selbst wenn man ein Team hat, können zwei Personen denselben Auftrag kalkulieren – und zu völlig unterschiedlichen Preisen kommen. Andy Gaulton, Print Production Director bei The Business Supplies Group (BSG), wusste: So konnte es nicht weitergehen.
BSG ist mit zehn Niederlassungen in Großbritannien aktiv und erzielt als Gruppe einen Umsatz von rund 50 Millionen Euro, davon etwa 5 Millionen Euro im Druckgeschäft aus dem Produktionsstandort in Bristol. Freie Produktionskapazitäten sind vorhanden. Was gefehlt hat, war eine intelligentere, schnellere Möglichkeit, neue Aufträge zu gewinnen. Genau das leistet der AI Estimator.
Die Qualifikationslücke, die ein Umdenken erzwang
Über Jahre hinweg verließ sich BSG auf ein kleines Team spezialisierter Druckkalkulatoren, das eng mit den Außendienstmitarbeitenden zusammenarbeitete. Dieses Modell hatte deutliche Grenzen. Mit nur zwei Kalkulatoren führten Auftragsspitzen sofort zu Engpässen. War eine Person im Urlaub, lief der Betrieb mit nur einer. Ohne Neueinstellungen war kein Wachstum möglich – und die richtigen Fachkräfte waren immer schwerer zu finden.
Hinzu kam das Problem der Inkonsistenz. Unterschiedliche Kalkulatoren, unterschiedliche Preise für denselben Auftrag. Das birgt Risiken im größeren Maßstab und erschwert es, Vertrauen bei den Kunden aufzubauen.
Der Kalkulationsprozess selbst war komplett manuell. E-Mails wanderten vom Kunden zum Vertrieb und weiter zum Druckteam, mit Bearbeitungszeiten von vier Stunden bis zum nächsten Werktag. Für ein Unternehmen mit freien Druckkapazitäten war diese Verzögerung eine direkte Wachstumsbremse.
Warum der AI Estimator: 35 Jahre Expertise – jetzt in den Händen jedes Vertrieblers
Als Andy den AI Estimator zum ersten Mal sah, war seine Reaktion unmittelbar.
Das ist der entscheidende Wandel. Die Kalkulation hängt nicht mehr von einer Fachkraft ab. BSG schult aktuell Mitarbeitende im Kundenservice darin, Kalkulationen zu erstellen – und bringt so präzise Preise in die Hand aller, die mit Kunden sprechen.
Der Konsistenzgewinn ist ebenso wichtig. Der AI Estimator kalkuliert jedes Mal nach denselben Regeln. Keine vergessenen Positionen, keine Abweichungen zwischen Teammitgliedern, keine stillen Anpassungen, um einen Auftrag auf Kosten der Marge zu gewinnen.
Und entscheidend: Er schläft nie.
Schon jetzt ein Auftragsgewinn: eine Ausschreibung über 750.000 £
Bereits in der frühen Einführungsphase hat sich der AI Estimator als Differenzierungsmerkmal im Vertrieb bewährt. BSG bewarb sich bei einer großen Ausschreibung eines britischen Kunden und stellte die sofortige Self-Service-Kalkulation in den Mittelpunkt des Angebots.
Der Interessent hatte so etwas noch nie gesehen. Statt vier Stunden oder länger auf ein Angebot zu warten, konnte er seine Aufträge jederzeit selbst und sofort kalkulieren. Diese Möglichkeit trug maßgeblich dazu bei, einen Vertrag mit einem jährlichen Volumen von rund 750.000 £ zu gewinnen.
Entwickelt für konkrete Produkte – nicht nur Standardformate
Einer der bemerkenswertesten Aspekte der BSG-Erfahrung ist die Geschwindigkeit, mit der die Plattform an die spezifischen Anforderungen angepasst wurde. BSG produziert NCR-Durchschreibblöcke für den britischen Gesundheitsdienst NHS, Badges für Royal Ascot und Wimbledon sowie eine Reihe spezialisierter Formate, die weit über Standard-A4 und Visitenkarten hinausgehen.
Als Andy fragte, ob die Plattform auch NCR-Blöcke mit Klappumschlag verarbeiten könne, reagierte das GelatoConnect-Team schnell. Innerhalb eines Wochenendes nach dem UK-Besuch stand eine funktionsfähige Version bereit.
BSG nimmt inzwischen an wöchentlichen Webinars teil, in denen sichtbar wird, woran als Nächstes gearbeitet wird – und in denen das Unternehmen zur Roadmap beitragen kann. Als ihr NCR-Projekt in einer von Pradeep moderierten Session auftauchte, spiegelte sich darin etwas wider, das Andy besonders schätzt: Die Zusammenarbeit ist wirklich partnerschaftlich.
Wachstum ohne zusätzliche Overhead-Kosten
BSGs Druckgeschäft ist Teil eines breiter aufgestellten Unternehmens, das auch Büroausstattung und Möbel vertreibt. Die Vertriebsmitarbeitenden haben bereits bestehende Beziehungen zu den richtigen Kunden. Was fehlte, war eine Möglichkeit, Druckaufträge direkt beim Kunden selbstbewusst und ohne Unterstützung durch Spezialisten zu kalkulieren.
Der AI Estimator ändert das. Er macht Druckkalkulation zu einer Aufgabe, die jeder im Vertrieb oder Kundenservice übernehmen kann – und gibt der gesamten BSG-Vertriebsmannschaft eine neue Fähigkeit an die Hand, die sie sofort nutzen kann.
Andy stellt zudem klar: Print ist keine aussterbende Branche. Sie muss sich modernisieren. Der AI Estimator ist eines der deutlichsten Beispiele dafür, wie diese Modernisierung in der Praxis aussieht.
Das Partnerschaftsmodell: warum BSG nicht auf Eigenentwicklung setzt
Manche Druckdienstleister überlegen, eigene Kalkulationstools zu entwickeln. Andys Sicht ist eindeutig: Es besteht keine Notwendigkeit dafür.
Die wöchentlichen Produkt-Webinars, das reaktionsschnelle Entwicklungsteam und die Geschwindigkeit, mit der kundenspezifische Produkte für BSG entwickelt wurden, weisen auf ein Modell hin, in dem die Zusammenarbeit selbst zum Wettbewerbsvorteil wird.
Was als Nächstes kommt
Für Andy ist der AI Estimator der Ausgangspunkt für eine weitergehende Transformation. Sobald die Kalkulation vollständig verankert ist, folgt die Anbindung an das MIS, um die verbleibenden manuellen Berührungspunkte zu eliminieren. Von dort aus öffnen sich E-Commerce und neue Vertriebskanäle.
BSG verfolgt zudem die Einführung von KI im gesamten Unternehmen – von der Rechnungsstellung über Lieferscheine bis hin zur Kalkulation. Die Richtung ist eindeutig.
Das Fazit
BSG steht noch am Anfang des AI-Estimator-Wegs, doch die Richtung ist klar. Schnellere Angebote, konsistente Preise, ein Vertrieb, der Druckaufträge selbstbewusst kalkulieren kann, und ein Technologiepartner, der gemeinsam mit ihnen entwickelt – nicht an ihnen vorbei.
Erfahren Sie, wie der AI Estimator Ihren Kalkulationsprozess transformieren kann.
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