Schwedischer Druckdienstleister transformiert seine Abläufe mit GelatoConnect und dem AI Estimator
Jesper Hammarstrand wusste, dass sein Druckunternehmen einen Wandel brauchte. Als CEO von Ink n Art, einer schwedischen Druckerei mit Spezialisierung auf Beschilderung, Großformatdruck und Verpackung, hatte er sich jahrelang mit einem eigens entwickelten ERP-System herumgeschlagen, das nicht mehr Schritt halten konnte.
„Wir hatten keine Kontrolle über die Lagerbestände“, erklärt Jesper. „Den Gesamtgewinn konnten wir nur schwer einschätzen. Wir brauchten Dashboards, um die Produktion besser zu verfolgen.“
Nach drei bis vier Jahren Suche nach einer Lösung stieß Jesper auf der Drupa auf GelatoConnect. Was als Neugier begann, entwickelte sich zu einer vollständigen Transformation des Betriebs.
Vom Chaos zur Kontrolle in Echtzeit
Der erste Durchbruch kam durch Transparenz. Schon wenige Wochen nach der Einführung von GelatoConnect erlebte Jesper in der mobilen App das, was er als „Wow-Moment“ bezeichnet.
„Der erste Wow-Moment war, mein Unternehmen aus der App heraus verfolgen zu können“, sagt er. „Ich konnte den Anteil der verpackten Bestellungen sehen, wie die Verpackungsstationen liefen, und den Papierverbrauch in Echtzeit mitverfolgen, während die Indigo druckte.“
Für Jesper bedeutete das Freiheit. „Ich kann das Tagesgeschäft von überall aus verfolgen. Ich muss meinen Produktionsleiter nicht stören oder Vertriebskollegen anrufen. Die App lässt mich alle Bereiche des Unternehmens mitverfolgen.“
Vor GelatoConnect verschlang die Bestandsverwaltung ganze Arbeitstage. „Eine vollständige Inventur konnte einen ganzen Tag dauern“, merkt Jesper an. „Heute läuft das als fortlaufender Prozess in Echtzeit.“
Massive Effizienzgewinne in allen Bereichen
Die Effizienzgewinne zeigten sich in jedem Winkel des Unternehmens. In der Hochsaison, als 40.000 Kalender in vier Wochen produziert werden mussten, meldeten die Drucker zunächst, sie seien ausgelastet.
„Unsere Drucker sagten, wir seien voll ausgelastet“, erklärt Jesper. „Aber als wir 40.000 Kalender in vier Wochen produzieren mussten, haben wir einfach zwei Stunden pro Schicht drangehängt – und es hat geklappt. Wir können viel mehr in jede Schicht packen, wenn alles reibungslos läuft.“
Der Verpackungsbereich hat sich komplett gewandelt. „Wir können jemanden von der Straße holen, ihn in einer halben Stunde einarbeiten, und er ist einsatzbereit für Sortierung und Verpackung“, sagt Jesper. „Das macht uns deutlich weniger verwundbar, wenn Leute krank sind oder nicht zur Arbeit kommen können.“
Die Zahlen belegen es. „Früher hatten wir keine Ahnung, wie lange das Verpacken dauerte“, schätzt er. „Heute sehen wir 30 % Zeitersparnis, manchmal sogar mehr. Vor fünf Monaten hätten wir niemals 3.000 Pakete pro Tag bewältigen können – heute schaffen wir das.“
50 % weniger Versandkosten durch GelatoConnect Logistics
Die Kosteneinsparungen wurden durch GelatoConnect Logistics sofort sichtbar. „Wir dachten, wir hätten vorher wirklich gute Versandpreise“, verrät Jesper. „Aber mit GelatoConnect Logistics zahlen wir heute tatsächlich nur noch 50 % dessen, was wir vorher bezahlt haben.“
Das Beschaffungsmodul brachte zusätzliche Einsparungen. „Wir sparen enorm viel Geld bei Verpackungsmaterial“, merkt Jesper an. „Durch die Volumen, die über Gelato Create reinkommen, senken wir auch die Kosten für Materialien, die wir früher bereits bezogen haben.“
AI Estimator: Von der Kalkulations-Engstelle zum Wettbewerbsvorteil
Die vielleicht dramatischste Veränderung kam durch den AI Estimator. Die klassische Angebotserstellung erforderte 5 bis 10 Minuten Arbeit – doch die Kunden warteten oft stundenlang auf eine Antwort.
Jesper erzählt ein aussagekräftiges Beispiel: „Ich war gerade beim Verpacken, als ein Drucker anrief und ein Angebot für 400 Poster brauchte. Ich habe ihn an unser KI-Tool verwiesen. 30 Sekunden später hatte er seinen Preis.“
Der Geschwindigkeitsvorteil ist eindeutig. „Aus 5 bis 10 Minuten Arbeit plus stundenlangem Warten werden jetzt 30 Sekunden“, erklärt Jesper.
Mehr leisten mit weniger
Als ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb kündigte, traf Ink n Art eine überraschende Entscheidung. „Eine Person im Vertrieb ist ausgeschieden, und wir haben gemerkt: Wir müssen niemanden nachbesetzen“, sagt Jesper. „Der AI Estimator hat das Problem gelöst. Wir arbeiten mit 75 % unseres ursprünglichen Teams, können aber heute mehr Angebote und das auch noch schneller erstellen.“
Die Rechnung ist einfach. „Mit drei Leuten waren wir früher auf acht Stunden pro Person begrenzt“, erklärt er. „Heute können wir jede beliebige Zahl an Anfragen bewältigen.“
Die gewonnene Zeit fließt in Beziehungspflege. „Unser Vertriebsteam kann jetzt Termine vereinbaren und Beziehungen aufbauen, statt Angebote zu kalkulieren“, erklärt Jesper. „Als CEO kann ich Kunden mit einem Weihnachtsgeschenk besuchen, anstatt einfache Aufträge zu kalkulieren.“
Neue Chancen eröffnen Wachstum
Die Kombination aus Store Link und AI Estimator öffnete völlig neue Märkte. „Wir schauen uns jetzt den Postermarkt an, in dem wir vorher nicht unterwegs waren“, berichtet Jesper. „All die Shops, die wir früher nie angesehen haben, stehen uns jetzt weit offen.“
Am meisten begeistern ihn die globalen Möglichkeiten. „Wir können den Hauptsitz in Schweden haben, alle bestellen über unser System – und gedruckt wird lokal auf der ganzen Welt über das Gelato-Netzwerk.“
Der Unterschied macht die Partnerschaft
Technische Fähigkeiten sind wichtig, doch Jesper betont den menschlichen Faktor. „Jede neue Person, die ich bei Gelato kennenlerne, ist noch besser als die letzte“, sagt er. „Das ist ein Partner, kein Lieferant. Bei mancher Software, die wir seit 10 Jahren einkaufen, habe ich keine Ahnung, wer die Menschen dahinter sind. Das ist ein riesiger Unterschied.“
Was das für Druckereien bedeutet
Für andere Druckdienstleister, die über GelatoConnect und den AI Estimator nachdenken, ist Jespers Rat unmissverständlich: „Es hat mir Kontrolle gegeben. Inventur kostet keine Zeit mehr, weil wir Echtzeitdaten haben. Der AI Estimator gibt uns Kontrolle über die Marge. Er spart Zeit und Geld. Mit Gelato habe ich wirklich etwas richtig Gutes gefunden.“
Die Transformation bei Ink n Art zeigt, was möglich ist, wenn Druckereien fragmentierte Systeme hinter sich lassen und auf ein integriertes, intelligentes Betriebssystem umsteigen. Von 50 % Einsparungen bei den Versandkosten über die dreifache Paketmenge bis hin zu 30-Sekunden-Angeboten und globalen Expansionsmöglichkeiten – die Ergebnisse sprechen für sich.
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