Manuelle Auftragsverwaltung ist nicht nur mühsam – sie begrenzt Ihr Wachstumspotenzial. Jeder Anruf, jede E-Mail-Bestätigung, jede manuelle Eingabe kostet Zeit, die Ihr Team in die Skalierung Ihres Geschäfts investieren könnte.
Artistree weiß das aus eigener Erfahrung. Der weltweit größte Rahmenhersteller produziert jährlich zwei Millionen Bilderrahmen und beliefert 1.400 Michaels-Filialen in den USA und Kanada. Das Unternehmen führt 500 verschiedene Profile und betreut sowohl B2B-Geschäftskunden als auch API-E-Commerce-Partner. Trotz dieser Größenordnung und des etablierten Kundenstamms schufen manuelle Vertriebsprozesse eine Obergrenze, die das Unternehmen nicht durchbrechen konnte.
Dann vollzog Artistree einen Wandel. Durch den Umstieg auf automatisierte Beschaffung gewann das Unternehmen 12 neue Kunden – ohne einen einzigen Kaltakquise-Anruf. Die Kommunikation wurde von langen E-Mail-Ketten auf Echtzeit-Messaging umgestellt und das Vertriebsteam von der ständigen Jagd nach Aufträgen entlastet.
Für Materiallieferanten, die die Druckproduktionsbranche beliefern, zeigt diese Transformation, was möglich wird, wenn man aufhört, Aufträge manuell zu verwalten – und stattdessen die Aufträge zu sich kommen lässt.
Die versteckten Kosten manueller Auftragsverwaltung
Die meisten Lieferanten unterschätzen die wahren Kosten manueller Prozesse. Es geht nicht nur um Arbeitsstunden (auch wenn die sich schnell summieren). Manuelle Auftragsverwaltung schafft vier entscheidende Probleme:
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Zeitverlust für Ihr Team. Kaltakquise, Messeteilnahmen, E-Mail-Ketten, Auftragsbestätigungen. Vishal Kotadiya, Business Program Manager bei Artistree (dem weltweit größten Rahmenhersteller mit einer Jahresproduktion von zwei Millionen Bilderrahmen), beschreibt den alten Ansatz: „Vor GelatoConnect war vieles klassischer Vertrieb: Kaltakquise, Kalt-E-Mails. Über das Jahr verteilt haben wir außerdem viele Messen und Fachausstellungen besucht, um ein Netzwerk aufzubauen, Kunden kennenzulernen und ihre Bedürfnisse zu verstehen.“
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Ineffiziente Kommunikation. Wenn Aufträge per E-Mail laufen, verstreuen sich Informationen. Details gehen verloren. Nachfassen dauert länger. „Vor GCP lief die gesamte Kommunikation per E-Mail“, sagt Kotadiya. „Die Messaging-App erlaubt uns eine deutlich strukturiertere Kommunikation. Es ist wie eine Textnachricht – in Echtzeit und sehr effizient.“
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Unvorhersehbare Umsätze. Ohne digitale Anbindung reagieren Sie, statt aktiv zu handeln. Sie sehen nicht, wann Kunden knapp an Beständen sind. Sie können nicht vorhersagen, wann der nächste Auftrag eintrifft. Prognosen werden zum Ratespiel.
Grenzen der Skalierbarkeit. Jeder neue Kunde bedeutet mehr manuellen Aufwand. Wachstum heißt dann, mehr Personal für die Auftragsverwaltung einzustellen, statt in Fähigkeiten zu investieren, die Ihr Angebot erweitern.
Was digitale Beschaffungsautomatisierung leistet
Automatisierte Beschaffungsplattformen verändern grundlegend, wie Lieferanten mit ihren Kunden in Kontakt treten. Statt Aufträgen hinterherzulaufen, erreichen Sie die Aufträge digital – direkt aus den Systemen Ihrer Kunden.
Automatisierter Auftragsfluss. Bestellungen treffen sofort und vollständig im zentralen Portal ein. Kein Telefon-Pingpong. Keine manuelle Dateneingabe. Keine Informationen, die in E-Mail-Verläufen verloren gehen. Ihr Team prüft Aufträge, nimmt sie an und steuert die Abwicklung über eine einzige Oberfläche.
Kommunikation in Echtzeit. Digitale Plattformen bieten Messaging-Funktionen, die die Abstimmung zwischen Lieferant und Kunde vereinfachen. Fragen werden sofort beantwortet. Auftragsstatus-Updates erfolgen in Echtzeit. Die Kommunikation bleibt pro Auftrag organisiert – statt sich über verschiedene E-Mail-Postfächer zu verteilen.
Zugang zu einem Netzwerk. Statt Kunden einzeln über Kaltakquise zu finden, verbinden digitale Plattformen Sie mit einem bestehenden Netzwerk von Unternehmen, die aktiv nach Materiallieferanten suchen. Ihr Katalog wird für Hunderte oder Tausende potenzieller Kunden sichtbar – ohne zusätzlichen Vertriebsaufwand.
Operative Transparenz. Mobile Apps und digitale Tools geben Ihrem Team klaren Einblick in Auftragsstatus, Versanddetails und Lieferzeiten. Barcode-Scanning und automatisierte Workflows reduzieren Fehler und beschleunigen die Abwicklung.
Wirkung in der Praxis: Die Transformation von Artistree
Nach dem Beitritt zu GelatoConnect Procurement stellten sich die Ergebnisse unmittelbar ein:
12 neue Kunden ohne einen einzigen Kaltanruf. „Wir haben rund 12 Kunden in den USA und einen in Kanada, mit denen wir vorher nie Geschäfte gemacht haben“, erklärt Kotadiya. „Wir haben uns über GCP verbunden.“ In dieser Branche ist das bemerkenswert. „Wandkunst ist eine sehr kleine Branche – 12 neue Kunden zu gewinnen, ist ein echter Glücksfall.“
Effizientere Kundengewinnung. Der Wechsel von Outbound zu Inbound hat den Vertriebsansatz grundlegend verändert. „GelatoConnect hat das verändert. Jetzt kommen die Kunden zu uns. Sie finden uns im GelatoConnect Procurement-Netzwerk. Das hat den Prozess enorm vereinfacht.“
Geringere Vertriebslast. Der traditionelle Vertriebszyklus (Kaltakquise, Messen, Beziehungsaufbau) hat sich deutlich verkürzt. „Das reduziert den Aufwand am Anfang erheblich“, sagt Kotadiya. Sein Team verbringt weniger Zeit mit der Kundenjagd und mehr Zeit mit der Betreuung.
Schnellere, klarere Kommunikation. Der Umstieg von E-Mail auf Echtzeit-Messaging hat sofort operative Vorteile gebracht. „Wenn wir Probleme schnell angehen müssen, haben wir die Kommunikation viel besser im Blick“, bemerkt Kotadiya.
Was hat die Erwartungen übertroffen? „Die zwei wichtigsten Punkte sind die Sichtbarkeit unserer Produkte auf GCP bei mehreren Hundert und Tausend Kunden – und die einfache Bedienung der Anwendung.“
So funktioniert GelatoConnect Procurement
GelatoConnect Procurement verbindet Materiallieferanten direkt mit einem Netzwerk von Druckdienstleistern – über eine digitale Plattform, die speziell für die Produktionsbranche entwickelt wurde.
Sichtbarkeit über den digitalen Katalog. Ihre Produkte werden für Druckproduktionsbetriebe im gesamten Netzwerk sichtbar. Druckdienstleister können Ihren Katalog durchsuchen, Verfügbarkeiten prüfen und Bestellungen aufgeben, ohne vorher Ihren Vertrieb kontaktieren zu müssen.
Automatisiertes Auftragsmanagement. Wenn ein Kunde bestellt, landet der Auftrag inklusive aller Spezifikationen, Mengen und Lieferdetails direkt in Ihrem Portal. Sie prüfen, akzeptieren und erfüllen Aufträge über eine aufgeräumte Oberfläche.
Integrierte Kommunikation. Die integrierte Messaging-Funktion hält die gesamte auftragsbezogene Kommunikation übersichtlich und leicht zugänglich. Ihr Team kann Fragen beantworten, Updates geben und Versanddetails abstimmen – ohne zwischen E-Mail, Telefon und anderen Tools wechseln zu müssen.
Mobile Abwicklungstools. Eine mobile App gibt Ihrem Lagerteam direkt auf der Fläche Einblick in Aufträge und Versanddetails. Barcode-Scanning und digitale Workflows verringern Fehler und beschleunigen die Abwicklung.
Wachstumspotenzial im Netzwerk. Mit dem weiteren Ausbau des GelatoConnect-Netzwerks gewinnt Ihr Katalog automatisch an Sichtbarkeit bei neuen potenziellen Kunden. Sie sind nicht mehr an Produkte gebunden, die an einzelne Kundenbeziehungen geknüpft sind. „Man kann auch nicht-spezifische Produkte einer viel breiteren Zielgruppe anbieten“, erklärt Kotadiya. „Es ist wie ein Geschäft im Geschäft.“
Der Schritt zur Umstellung
Für Artistree war die Entscheidung für GelatoConnect Procurement ein logischer Schritt. Das Unternehmen fertigte bereits Aufträge für Gelato als Druckdienstleister. Als sich die Möglichkeit bot, auch als Distributor für andere Druckdienstleister im Netzwerk aufzutreten, erkannte man das Potenzial sofort.
Das Onboarding verlief reibungslos. „Sobald wir onboarded waren, lief die gesamte Testphase mit dem Team reibungslos“, erinnert sich Kotadiya. „Wir hatten eine sehr enge Abstimmung zwischen beiden Seiten.“ Nachdem das Team den Prozess verinnerlicht und erste Fragen geklärt hatte, lief der Betrieb problemlos.
Das Beste daran? Artistree weiß, dass das Potenzial der Plattform noch lange nicht ausgeschöpft ist. „Ich glaube nicht, dass wir GCP schon voll ausnutzen. Das steht auf unserem Plan für 2026“, sagt Kotadiya. „Wenn wir Connect und die GCP-Plattform 2026 vollständig nutzen, werden sich uns enorme Chancen eröffnen.“
Ihr nächster Schritt
Manuelle Auftragsverwaltung hatte ihre Berechtigung. Doch in einer Branche, in der Effizienz und Geschwindigkeit über den Wettbewerbsvorteil entscheiden, ist Automatisierung keine Option mehr – sondern die Art und Weise, wie moderne Lieferanten skalieren.
Wenn Sie bereit sind, Kaltakquise in eingehende Aufträge zu verwandeln, E-Mail-Ketten in Echtzeit-Kommunikation und unvorhersehbare Umsätze in automatisierte wiederkehrende Aufträge, kann GelatoConnect Procurement Sie auf diesem Weg begleiten.
Treten Sie dem Lieferantennetzwerk bei und verbinden Sie sich mit Druckproduktionsbetrieben, die Ihre Materialien benötigen.
